Designação da UFCD: Controlo de custos na gestão de Food & Beverage
Código: 7019
Carga Horária: 50 horas
Objectivos:
Relacionar as operações de F&B com as outras áreas da unidade hoteleira, de modo a ajustar o serviço aos seus objetivos comerciais.
Aplicar os princípios de gestão da produção e venda, tendo em conta diferentes indicadores de gestão.
Calcular os custos de produção e receitas, o ponto de equilíbrio das vendas e o orçamento de F&B.
Aplicar os procedimentos e processos relacionados com o controlo de custos, a aquisição e receção das compras e a gestão do inventário.
Analisar as operações de F&B e avaliar os respetivos resultados.
Método de Avaliação:
2 trabalhos individuais, 1 trabalho em grupo, 2 fichas técnicas detalhadas, uma apresentação em power-point e uma ficha de avaliação.
Controlo de custos na gestão de Food & Beverage
Ao longo desta formação do módulo de
Controlo de gestão de Food & Beverage e do módulo de Controlo de custos na
gestão de Food & Beverage com cerca de 100 horas aprendi que, a gestão de
Food &Beverage, consiste em controlar ao máximo os custos e, por sua vez,
os seus lucros.
Assim sendo, devo ter um maior controlo
possível de tudo o que adquirimos em géneros alimentícios e processa-mos,
vende-mos, para tal, terei de criar ferramentas capazes de satisfazer os meus
objectivos e os do hotel ou restaurante, objectivos esses que vão desde as
requisições internas e externas, fichas técnicas, inventários mensais e anuais,
de materiais e produtos até a avaliação da acção propriamente dita.
Ora, esta avaliação será feita com a
avaliação das minhas ferramentas, com a análise e interpretação de resultados a
fim de atingir os objectivos pré- estabelecidos. E é no economato que tudo se
encontra distribuído por um organograma de cada função, para que eu possa controlar
toda a sua avaliação.
O
Economato, nada mais é que um espaço reservado
na unidade para arrecadações de mercadorias, frescas, secas, congeladas,
maquinas, produtos alimentares, detergentes, e afins.
A responsabilidade do economato
encontra-se entregue ao Ecónomo, sendo este que, recepciona todas as
mercadorias, acondiciona-as e, entrega, todas as requisições desse dia.
De uma maneira mais simples de o dizer,
as requisições, são documentos de carácter interno (utilizados nas empresas de
forma uniformes por todas as secções) ou de carácter externo (notas de
encomendas, pedidos a fornecedores, entre outros).
Devo dizer que, estas requisições, são
de extrema importância, pois controlam tudo o que foi pedido, entregue,
devolvido, assim como, são o ponto de partida para a gestão do serviço
hoteleiro.
Por outro lado, as requisições
apresentam-se através de variadíssimas formas, de acordo com a unidade ou
negocio, no entanto, devem ser uniformizadas entre as secções, assim como, em
todas as unidades.
De uma forma mais simplista e significativa,
as requisições podem ser de produtos, serviços, materiais, e afins.
O mais importante será serem sempre
preenchidas de forma a controlar tudo o que sai do meu economato.
Contudo, o economato é a principal
secção abastecedora e responsável pela recepção/armazenamento e distribuição de
todas as mercadorias das unidades hoteleiras ou restauração. E é nesta secção
que se verifica a entrada de toda a gama de géneros alimentícios e afins, e que
controlam a saída dos mesmos, para as outras secções.
Porém, as entradas são controladas por
meio de notas de encomendas, notas de crédito ou facturas; e, as saídas, por
meio de requisições dos diversos sectores, como o já tinha referido acima.
É nesta secção que compete zelar pela boa
conservação (HSA) dos géneros alimentícios adquiridos ou em stock, mesmo que em
alguns casos se tenha de solicitar a colaboração de secções consumidoras e
transformação, pelas bebidas, artigos de higiene e limpeza, artigos de manutenção,
material de escritório e reserva de material de exploração (loiças, talheres,
vidros, roupas e equipamentos diversos).
A armazenagem desta diversidade de
produtos, de natureza diversa, necessita de condições específicas, pelo que é
essencial a existência de divisões próprias para o efeito.
Concluo então que, o economato é o
responsável por tudo o que diga respeito às mercadorias, desde as compras até à
distribuição pelos diferentes pontos de produção, tendo em conta a sua
organização, controle e gestão de todos os processos na unidade hoteleira.
Devo dizer que, as fichas técnicas,
digamos que são a ferramenta mais importante para a gestão de Food &
Beverage.
Através delas posso saber:
As
receitas
As
Quantidades
Os Custos unitários
O
Custo total
O Food Cost
O
Rácio
Os Preços de vendas sem iva
Os
Preço de venda com iva
Os
Nomes dos pratos
As
Quantidades a que se destina esse mesmo prato
A
Família de ficha técnica
Para tal, devo ter o máximo de cuidado
na sua elaboração.
Estas fichas técnicas, assim como, as requisições
apresentam diversas formas, como tal devo optar por um formato que satisfaça as
necessidades nas unidades Hoteleiras.
Preço
de custo = quantidade X preço unitário
Custo
=
soma de todos os preços de custo
Margem
de segurança = custo total + a percentagem aplicada
Custo
total = ao resultado do custo com a margem de segurança
Preço
unitário = custo total / pelo numero de pessoas
Preço
de venda sem iva = preço unitário X coeficiente
aplicado
Preço
de venda com iva = preço de venda sem iva + a taxa de
iva em vigor
Food
Cost = preço unitário / preço de venda sem iva X 100
Conforme se vê na ficha técnica, o Coeficiente corresponde ao
número de vezes que multiplicamos o preço unitário para acharmos o preço de
venda.
Normalmente utiliza-se um coeficiente 3
que significa que multiplicamos por 3 o preço unitário sendo que 1 vez é para o
nosso custo, 1 vez para os custos de pessoal, luz, água, etc… e mais 1 vez para
um novo investimento, quando assim é, o nosso Food Cost será de 33%.
O
Food Cost é nada mais nada menos que a
percentagem que nos indica o impacto do custo sobre o nosso lucro.
Em hotelaria estipulou-se que os 33%
indica que nem ganhamos nem perdemos, ou seja, se multiplicarmos por 3 o nosso custo
a terceira parte será para um novo investimento, não devendo ser entendida como
lucro, mas como forma de novo investimento, sempre que possível deveremos
utilizar um coeficiente superior a 3 pois ai está o nosso real lucro, acima do
investimento.
Sendo assim, poderá pensar que um prato
de food cost 33% não será viável, isto não será de todo verdade visto que pode
ser um prato de muita procura, ou seja, um sucesso de vendas, cabe-nos a nós de
tentar baixar o preço de custo sem nunca desprezar a qualidade de forma o
tornar esse prato realmente rentável.
Em relação ao Menu Engineering, esta ferramenta é utilizada para
avaliarmos uma carta de restaurante, ou seja, um conjunto de fichas técnicas
(porque todas as cartas são compostas por receitas, que por sua vez são feitas
fichas técnicas para avaliarmos custos e encontrar-mos o preço de venda como já
falei anteriormente)
Com esta nova ferramenta pretendemos
saber quais os pratos mais populares e quais os mais rentáveis, para tal
deveremos relacionar os seguintes factores:
Custo
Procura
Margem
de lucro
Preço
de venda
Por outras palavras, vou utilizar os
resultados das fichas técnicas com os resultados das vendas reais em
restaurante (o numero de pratos vendidos).
Devo avaliar separadamente cada família
da carta (entradas, sopas, peixes, carnes, sobremesas…)
Cálculos:
Popularidade
= número de unidades vendidas / total de
unidades vendidas
Custo
ficha técnica = preço unitário da ficha técnica
Preço
de venda = preço de venda sem iva da ficha
técnica
Lucro
do produto = preço de venda – o preço de custo
Custo
total = nº de unidades vendidas X preço de custo
Total
de lucro bruto = nº de unidades vendidas X preço de
venda
Total
de lucro limpo = total de lucro bruto - total de
custo
Categoria
de lucro
Esta poderá ser maior ou menor (+ ou -)
Categoria
de popularidade
Também poderá ser maior ou menor (+ ou
-)
Para encontrarmos estes valores fazemos
um teste de lógica
1.
Encontramos uma média de lucro limpo (total de lucro limpo / total de unidades
vendidas)
2.
Efectuamos o teste de lógica dizendo (se o lucro limpo for menor que a media de
lucro limpo então atribuímos menos (-) se for maior atribuímos mais (+)
3.
Com a mesma média de lucro relacionamos o custo dizendo; se o total de custo
for menor que a média de lucro atribuímos menos (-) se for maior atribuímos
mais (+)
4.
Por fim relacionamos os dois resultados
Os
inventários são uma importante forma de controlo
de tudo o que nos fica em stock, com isto podemos relacionar com as nossas
vendas e as nossas compras de forma a obter um rácio de cozinha, ou seja,
depois de contabilizar o nosso inventario (contar tudo e pesar) vamos valorizar
o mesmo, para tal multiplicamos cada produto de inventario pelo seu preço de
custo.
Exemplo:
Açúcar em stock (inventário) temos 5
kg, o preço de kilograma é de 0,50€ sem iva então temos um total em inventário
de 2,50€
De seguida vamos ver o total
facturado sem iva de comidas (só comidas sem bebidas, este deverá ser um rácio
de bar ou restaurante)
Exemplo:
Temos em inventário de um total de
1500€ e facturamos em comidas um total sem iva de 5000€
Compras mensais de 2500 €
Rácio
= total de compras do mês sem iva - inventário / total facturado X 100
Rácio
= 2500€ - 1500€ / 5000€ X 100
Rácio
= 20%
Com este resultado posso concluir que
obtive lucro com as vendas de comida, no entanto, devo ter em atenção ao nosso
inventário e tentar gastar este diminuindo as compras do próximo mês, ganhando
deste modo um lucro mais real.
Se possível devo trabalhar com o stock mais
baixo possível, ou seja, se o inventário for zero significa que todo o que comprei
gastei, neste caso devo avaliar muito bem as nossas vendas e as nossas compras.
Devo dizer que, nos dias de hoje, este
tipo de trabalho referido acima já não se faz manualmente, excepto alguns
casos, mas devemos ter um bom conhecimento no seu todo.
Agora, este tipo de serviço contábil e
afins é feito por vários tipos de software à nossa escolha como se pode ver nas
figuras acima e abaixo, pois este produto veio substituir as registadoras para
cafés, restaurantes, serviços hoteleiros, lojas de roupa e afins, tudo através de
Touch Screen ou Teclado.
Este software é uma aplicação inovadora
destinada à gestão de Restaurantes, Bares, Hotéis de multiplataforma e
multibase de dados que apresenta ao utilizador uma interface fácil de usar e
configurar à medida das exigências do nosso negócio.
Toda a organização do Front Office
deste programa é baseada em conceitos de páginas, botões e funções.
Numa altura em que cada vez mais a
qualidade e a exigência dos clientes aumenta, as empresas buscam ferramentas de
trabalho que lhes permitam uma melhor optimização no atendimento e serviço
prestado.
Nota: Algumas partes deste texto foram retiradas do Manual de Gestão de Cozinha
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